Битрикс24 для поставщика промышленных технологий

Цели и задачи:

Целью компании являлось перемещение процесса по работе с заявками из 1С в Битрикс24. Процесс включает в себя работы, начиная с момента создания заявки в производственной воронке до момента выплаты денежного вознаграждения по итогам согласования Отчета о выполнении заявки. Для достижения данной цели был произведен анализ текущего процесса и разработана новая система обработки заявок с учетом выявленных проблем в ходе анализа.

Решение:

Заявки попадают в производственную воронку после заключения договора на успешной стадии в воронке продаж, т.е. на этом этапе уже собраны все необходимые сведения о потребностях Заказчика. 

Перед началом работ по заявке происходит выбор ответственных сотрудников. В дальнейшем на них на каждой стадии производственной воронки ставятся задачи, отправляются задания бизнес-процессов и уведомления.

Помимо этого, в карточке заявки хранится информация о заказчике, о договоре с заказчиком, информация о товарах, ссылки на важные документы.

В карточке заявки есть возможность сформировать печатные формы документов для дальнейшей отправки их заказчику.

Все итоговые документы впоследствии хранятся в отдельной папке, создаваемой по каждому проекту на общем диске.

Из карточки заявки есть возможность создать неограниченное количество заказов поставщикам. Ведение заказов поставщикам реализовано на базе смарт-процессов.

В карточке заказа содержится вся необходимая информация, включая данные по договору с поставщиком, условия поставки, условия оплаты, данные по грузу и водителю. Из карточки заказа поставщику также можно сформировать ряд печатных форм документов.

Т.к. компания работает как с отечественным поставщиками, так и с иностранным, то под каждого из них разработана своя карточка реквизитов с необходимым набором полей.

В заказе поставщику реализован процесс автоматического расчета условий оплаты в зависимости от указанного типа оплаты и общей суммы по контракту.

После завершения работ по монтажу оборудования, пусконаладочных работ и проведения обучения из карточки заявки автоматически создаются отчеты о выполнении заявки. Работа с отчетами реализована на базе смарт-процессов.

Каждый отчет проходит процесс согласования. Один этап согласования — это отдельная стадия в воронке смарт-процесса, т.е. по мере прохождения каждого этапа отчет движется вперед по воронке.

На каждом этапе в зависимости от итога согласования ставятся задачи на доработку, отправляются уведомления нужным сотрудникам и прописывается комментарий в таймлайн карточки отчета.

Помимо этого, к отчету привязан список сотрудников, участвующих в проведении работ.

В карточке каждого участника фиксируются данные, необходимые для указания стоимости работ. Сумма вознаграждения рассчитывается автоматически исходя из стоимости и продолжительности работ.

Результаты

Работа с настроенным функционалом позволит клиенту достичь трех основных целей. Во-первых, это возможность работать в одной системе. Во-вторых, это экономия времени, затрачиваемого на оформление огромного количества документов как для заказчика, так и для поставщика. В-третьих, это повышение эффективности контроля над выполняемыми задачами и мотивация сотрудников.