Электронные рабочие места для сотрудников

Основным направлением деятельности Компании ДВК Групп является комплексное сопровождение клиентов в закупках, проводимых на территории России в рамках 223-ФЗ, 44-ФЗ.

Цели и задачи:

Целью компании было создание электронных рабочих мест для сотрудников. Электронные рабочие места предоставляют сотрудникам доступ к необходимым им инструментам и позволяют сосредоточиться именно на выполнении своих задач. А также организация работы с данными клиентов для облегчения получения доступа к нужной информации и автоматизация рутинных задач, таких как создание и отправка документов, напоминания о важных событиях, уведомления о статусах задач и проводимых закупок.

Решение:

Для достижения данных целей были созданы несколько смарт-процессов:

Договоры (привязаны к компании)
Карта ЭЦП (привязана к компании)
Задачи ТО (привязаны к компании, к карте ЭЦП и к действующему договору)
Задачи Аналитика (привязаны к компании и к действующему договору)
Закупки (привязаны к компании и к действующему договору)
Акты (привязаны к компании, к договору, счету)
Платежи (привязаны к счету)

А также списки:

список Аккредитаций (привязаны к действующему договору, карте ЭЦП)
список задач по ЭЦП (привязаны к действующему договору, карте ЭЦП)
список ЭТП

В системе заводится компания. В карточке компании есть привязка к следующим элементам: Договоры (смарт-процесс), Карта ЭЦП (смарт-процесс), задачи ТО (смарт-процесс), задачи Аналитика (смарт-процесс), Закупки (смарт-процесс), Акты (смарт-процесс), Счета, Платежи (смарт-процесс).

Когда с компанией заключается договор, создается карточка договора с занесением в нее всех необходимых данных.

К договору привязываются товары. Товары - это тарифы, по которым компания работает со своими клиентами.

Из компании создается Карта ЭЦП.

К карте ЭЦП привязан список задач ТО, список Аккредитаций и список задач по ЭЦП.

Задачи ТО создаются путем ручного запуска бизнес-процессов из карты ЭЦП.

При запуске процесса сотрудник должен заполнить обязательные параметры. Например, при запуске процесса “Аккредитация” необходимо указать Федеральный закон и Электронную торговую площадку (поле с привязкой к списку “ЭТП”) для которой проводится аккредитация.

В карточке задачи ТО указывается ЭТП, сайт ЭТП (заполняется из элемента списка ЭТП), логин и пароль от личного кабинета.

Далее задачи ТО распределяются на исполнителей. После того как задача закрывается в зависимости от ее типа создается либо элемент списка “Список Аккредитаций”, либо элемент списка “Список задач по ЭЦП”

Помимо этого из карточки компании есть возможность создать задачу Аналитику. В зависимости от целей задачи создаются путем запуска трех разных процессов: “Постановка компании в подбор”, “Корректировка подбора”, “Задача на аналитику”.

При этом создается элемент смарт-процесса “Задачи Аналитика”. Название элемента формируется в зависимости от запущенного процесса.

Закупки, подобранные для клиента создаются также из карточки компании.

В карточке заполняются поля с данными по тендеру.

При создании закупки отрабатывает процесс, который создает событие в календаре с датой и временем аукциона. За определенный промежуток времени ответственным лицам отсылаются уведомления о начале аукциона.

Если по тендеру необходим контроль подписания контракта, то создается копия карточки закупки в воронке “Контракт”.

В случае если, карточка закупки в воронке “Контракт” перемещается на стадию “Приостановлено. Жалоба” , то карточка закупки в воронке “Закупки” перемещается на стадию “Жалоба на итоги”, где ставится задача на контроль жалобы.

В случае, если карточка закупки в воронке “Закупки” закрывается со статусом “Проигрыш” или “2-3 место”, то карточка закупки в воронке “Контракт” перемещается на стадию “Пересмотр итогов”.

После того как тендер выигран выставляется счет и акт.

Если счет на агентское вознаграждение не был вовремя оплачен клиентом, то из счета вручную запускается процесс “Претензия”.

При запуске необходимо заполнить обязательные параметры.

Процесс производит вычисление даты, с которой должно начаться начисление неустойки. Для этого сначала рассчитывается Дата оплаты счета (+10 рабочих дней к дате следующей после даты получения счета). Датой начала начисления неустойки будет является следующий после Даты оплаты день с учетом того, что он не является выходным или праздничным.

пример: клиент получил счет 23.05, тогда отсчет 10 дней начинается с 24.05. Клиент должен оплатить до 02.06 (десятый день). Начиная с 03.06 уже начинается просрочка и начисляется неустойка в размере выбранного %. Но 03.06 - это суббота, поэтому расчет неустойки начнется с 05.06 – понедельника.

Далее происходит расчет количества дней, за которые начисляется неустойка по формуле:

{Текущая дата}-{Дата начала начисления неустойки}

Расчет самой неустойки происходит по формуле:

{% неустойки}*{Количество дней, за которое начисляется неустойка}*{Сумма счета}+{Сумма счета}

Результатом отрабатывания процесса является печатная форма документа “Претензия” для последующей отправки ее клиенту.

Клиент может запросить реструктуризацию долга. В Этом случае из карточки счета вручную запускается процесс “Реструктуризация долга”.

Процесс рассчитывает сумму оплаты с учетом просрочки, суммы и даты погашения долга. В зависимости от суммы агентского вознаграждения счет делится на разное количество платежей.

пример: Сумма агентского вознаграждения составляет составляет от 0 до 100 000 руб.

Процесс разбивает счет на два платежа. Дата первого платежа +10 дней с Даты выставления счета. Дата второго платежа +30 дней с Даты выставления счет.

Далее идет расчет суммы оплаты после реструктуризации по формуле:

{Сумма счета}*{0,1}+{Сумма счета}

Затем процесс создает новый счет на рассчитанную выше сумму и формирует печатную форму документа “Реструктуризация оплаты % АВ”.

К счету привязан список платежей (смарт-процесс). Платежи создаются из карточки счета вручную.

На каждом этапе работы есть возможность создать печатные формы документов (Договор, Трехстороннее соглашение к договору, Доверенность на ЭЦП, Акт, Счет) из различных сущностей CRM.

Интересно? Давайте обсудим ваш проект!

Имя *

Телефон *

Почта

Вопрос

Прикрепить ТЗ

Нажимая на кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь c политикой конфиденциальности

Электронные рабочие места для сотрудников

Цели и задачи:

Решение:

Интересно? Давайте обсудим ваш проект!

похожие кейсы

Есть вопросы?