Приложение для Битрикс24 "CRM для работы с тендерами"

Если вы работаете с тендерами, то почти наверняка у вас были случаи, когда вы не успевали вовремя подать заявку, забывали оплатить обеспечительный платеж или просто пропускали (забывали, теряли) интересный тендер. Это обидно, когда вы теряете деньги на пустом месте.

Для того, чтобы систематизировать работу с тендерными заявками отлично подходит CRM Битрикс24. Автоматизация должна делать работу сотрудников компании проще, понятнее и прозрачнее. Роботы автоматически ставят задачи, контролируют сроки и отправляют необходимые уведомления сотрудникам. Мы стремимся упросить процесс, чтобы свести к минимуму трудозатраты и человеческий фактор.

Наше решение подходит для большинства компаний, которые самостоятельно участвуют в гос. закупках и коммерческих тендерах. Если же вы оказываете услуги тендерного сопровождения, обратитесь к нам в компанию, мы предложим вам отдельный продукт.

Мы обобщили свой опыт работы по автоматизации работы с тендерами и разработали универсальное решение, которое без дополнительных настроек позволит сразу начать работать с тендерами в Битрикс24.

КАРТОЧКА ТЕНДЕРА

В карточке тендера уже есть все необходимые для работы поля:

• Сумма тендера - сумма, с которой вы идете на тендер

• НМЦК - начальная максимальная цена контракта

• Себестоимость – ваша себестоимость

• Прибыль – ваша прибыль (рассчитывается автоматически на тарифах "Команда", "Компания" и коробочных версиях)

• Маржа, % - маржинальность  (рассчитывается автоматически на тарифах "Команда", "Компания" и коробочных версиях)

• Наименование объекта закупки  

• Тип закупки – Аукцион / Конкурс / Запрос предложений / Запрос котировок / Конкурентные переговоры

• Обеспечение заявки – сумма обеспечения

• Тип обеспечения заявки - Денежные средства / Банковская гарантия / Опыт исполненных контрактов / Не требуется

• Обеспечение контракта – сумма обеспечения

• Тип обеспечения контракта - Денежные средства / Банковская гарантия /  Опыт исполненных контрактов / Не требуется

• Дата публикации закупки

• Дата и время окончания подачи заявки

• Дата и время аукциона

• Дата подведения итогов

• Дата подписания проекта контракта

• Срок исполнения контракта

• Ссылка на тендерную площадку – кликабельная ссылка на площадку

• Электронная площадка – наименование электронной площадки

• Регион - привязка к справочнику Google

• Расчет / Смета – поле для файла с расчетом

• Федеральный закон - 44-ФЗ / 223-ФЗ / Другой

• Документы – множественное поле для прикрепления файлов с документами

НАПРАВЛЕНИЯ В СДЕЛКАХ

В системе работа с тендером разбита на 2 больших блока - это участие в тендере и исполнение условий контракта. Таким образом, в сделках есть 2 направления:

Тендерная воронка - работа с тендером от момента  интереса до победы или поражения.

• Новый тендер - тендер добавлен в систему. Заполнены основные поля. Робот оповещает об успешном добавлении нового тендера. В тарифах "Команда", "Компания" и коробочных версиях создается папка для документов по тендеру и ссылка на папку добавляется в карточку тендера.

• Смета / Расчет - на этой стадии необходимо оценить рентабельность участия в тендере. Робот поставит задачу по подготовке сметы.

• Согласование - руководитель должен принять решение по участию в тендере. Робот ставит соответствующую задачу, и руководитель должен либо закрыть тендер со статусом "Не интересен", либо передвинуть его на следующую стадию.

• Подача заявки - переход на эту стадию означает, что руководитель согласовал участие. Ответственный должен собрать необходимый пакет документов, проверить актуальность ключа к площадке и подать документы. Робот ставит соответствующую задачу. Кроме того, робот отслеживает дату и время окончания подачи заявки и отправляет уведомление за 1 день до этого срока. В зависимости от значения поля "Тип обеспечения заявки" робот ставит задачу на оплату обеспечения. В тарифах "Команда", "Компания" и коробочных версиях при типе обеспечения заявки. "Счет на оплату" бизнес-процесс в диалоговом окне попросит ответственного прикрепить счет и указать крайнюю дату оплаты. Далее бизнес-процесс поставит задачу бухгалтеру и отправит файл счета ему/ей на почту.
  
  Если на эту стадию вернуть тендер со стадий "Торги" или "Ожидание итогов", для системы это будет означать переторжку и будет поставлена задача переподать документы на переторжку и будет изменена даты в полях карточки тендера.

• Торги - эта стадия предназначена для участия в аукционе. Робот напоминает ответственному о торгах за 1 день, за 1 час и за 15 минут. В тарифах "Команда", "Компания" и коробочных версиях бизнес-процесс добавляет дату и время аукциона в календарь компании и календарь ответственного.

• Ожидание итогов - здесь находятся тендеры, по которым еще не подведены итоги. При наступлении даты подведения итогов робот поставит задачу подвести итоги и закрыть тендер с соответствующим статусом.

• Победа - участие в тендере завершилось победой. Руководитель получает соответствующее уведомление. Робот создает копию сделки в воронке "Исполнение контракта". Робот отправляет сообщение о победе в тендере всем сотрудникам в живую ленту.

• Проиграли - участие в тендере завершилось поражением. Руководитель получает соответствующее уведомление.

• Не участвовали - по тем или иным причинам не смогли принять участие в тендере. Руководитель получает соответствующее уведомление.

• Не интересен - руководитель не согласовал участие в тендере.

Исполнение контракта - работа по исполнению контракта от подписания до закрывающих документов.

• Контракт - необходимо оплатить обеспечение контракта и подписать проект контракта. Робот ставит соответствующую задачу.

• Исполнение - исполнение условий контракта (поставка, оказание услуг, выполнение работ). В зависимости от типа бизнеса (указывается в настройках) будет поставлена задача на производство, закупку или оказание услуг (производство работ).

• Отгрузка / сдача работ - необходимо отгрузить товары заказчику в соответствии с контрактом или сдать выполненные работы. Робот ставит соответствующую задачу.

• Акты - необходимо получить оригиналы закрывающих документов. Робот ставит соответствующую задачу.

• Сделка успешна - все обязательства исполнены, закрывающие документы подписаны и получены. Руководитель получает соответствующее уведомление.

• Сделка провалена - по тем или иным причинам обязательства не выполнены. Руководитель получает соответствующее уведомление.

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ НА РАЗНЫХ ТАРИФАХ БИТРИКС24

Наше решение будет по-разному работать на разных тарифах Битрикс24.

ТАРИФ «БЕСПЛАТНЫЙ»

• Ручное добавление тендера
  
• Автоматическое добавление тендера через приложение «СБИС.Закупки»
• Тендерная воронка
  
• Карточка тендера с необходимыми полями
  

ТАРИФ «СТАРТ +»

• Ручное добавление тендера
  
• Автоматическое добавление тендера через приложение «СБИС.Закупки»
• Тендерная воронка
  
• Карточка тендера с необходимыми полями
  
• Воронка исполнения контракта
  
• Обязательные поля
  

ТАРИФ «ЗАДАЧИ +»

• Ручное добавление тендера
  
• Автоматическое добавление тендера через приложение «СБИС.Закупки»
• Тендерная воронка
  
• Карточка тендера с необходимыми полями
  

ТАРИФ «CRM+»

• Ручное добавление тендера
  
• Автоматическое добавление тендера через приложение «СБИС.Закупки»
• Тендерная воронка Карточка тендера с необходимыми полями
  
• Воронка исполнения контракта
  
• Обязательные поля
  
• Автоматическая постановка задач
  
• Контроль сроков по тендеру
  

ТАРИФЫ «КОМАНДА», «КОМПАНИЯ» И КОРОБОЧНАЯ ВЕРСИЯ

• Ручное добавление тендера
  
• Автоматическое добавление тендера через приложение «СБИС.Закупки»
• Тендерная воронка
  
• Карточка тендера с необходимыми полями
  
• Воронка исполнения контракта
  
• Обязательные поля
  
• Автоматическая постановка задач
  
• Контроль сроков по тендеру
  
• Расчет прибыли и маржинальности
  
• Добавление событий по торгам в календарь специалиста
  
• Создание папки для документов тендера