Смарт-процессы для бизнеса

Автор статьи:

Глеб Демидов

Ведущий бизнес-аналитик

Время прочтения:

3 минуты

Смарт-процессы в CRM

В Битрикс24 есть стандартные инструменты, среди них: сделки, лиды, контакты. Иногда этих инструментов недостаточно, так как требуется уникальный сценарий работы с клиентами. Например, агентству нужен особый реестр недвижимости. Что делать в такой ситуации

Вариант 1 — устаревший и неактуальный: адаптировать стандартные инструменты платформы Битрикс24 под себя.;
Вариант 2 — рабочий и эффективный: создать новые элементы и скорректировать шаблонные сценарии;
В материале разберемся со смарт-процессами (по-другому умные процессы), научимся их создавать и применять для автономной и эффективной работы.

Определение понятия

Это автоматизированные рабочие процессы, настроенные под запросы конкретной команды, ускоряющие работу внутри компании и снижающие загруженность сотрудников. Доступны не на всех тарифах платформы. С их помощью для каждого процесса можно настроить уникальные воронки продаж, стадии задачи в канбане — едином пространстве со всеми лидами и сделками, правами доступа и пр. Главное отличие смарт- от бизнес-процессов: они добавляют рабочей системе гибкости и автоматизации, что положительно сказывается на росте продаж, а также упрощает работу и улучшает сервис.

Преимущества умных процессов

Они обладают 5 ключевыми преимуществами:

Автоматизация бизнес-операций.
Гибкие настройки и адаптация под конкретные потребности.
Прозрачность и контроль.
Интеграция с другими инструментами Битрикс24.
Собственный интерфейс.

Начинаем работу

Создаем умный процесс

Для этого переходим в раздел CRM, ищем вкладку со списками процессов и выбираем один из сценариев, который и будем настраивать под задачи своего бизнеса. Чтобы разобраться, вооружаемся сценарием «С чистого листа» и изучаем основные шаги — ключевые настройки процесса.

Шаг 1. Выбираем только те основные настройки, которые будем использовать.

Воронки продаж.
Стадии и доска с контактами и информацией по всем сделкам (канбан).
Роботы и триггеры для автоматизации постановки задач, отправки уведомлений и других процессов.
Дизайнер бизнес-процессов.
Воронки, которые доступны широкому кругу сотрудников.

Шаг 2. Настраиваем поля и выбираем контент для карточки.

Реквизиты компании.
Источник информации о компании для клиента.
Клиент.
Даты начала (создания) и завершения.
Наблюдатели. Те, кто может просматривать карточку и вести диалоги в чате.

Шаг 3. Создаем связи с другими инструментами CRM.

Очень удобно, что смарт-процесс можно связать со счетами, сделками, календарем, шаблонами задач и другими элементами Битрикс24. При выборе связей и элементов все связи отобразятся. После выполнения настроек обязательно сохраняем наши действия в системе!

Дополнительные настройки

Представим, нам требуется создать умный процесс обработки клиентских обращений, поскольку менеджерам важно обрабатывать все рекламации, а также видеть, куда движутся обращения — в сторону разрешения ситуации или к конфликту.

Грамотно настроенный умный процесс автоматизирует эту работу. Роботы будут напоминать менеджерам о том, что следует связаться с клиентом и попросить юристов ответить на претензию.

Что настраивать в карточке элемента

В первую очередь настраиваем поля, нужные в данном сценарии работы с клиентом. Для удобства разбиваем поля на разделы, а затем располагаем их в необходимом порядке уже внутри каждого раздела. В итоге у нас могут получиться разделы с разным набором полей. Например: Обращение, Характер обращения, Результат.

Корректируем «Канбан» и «Список»

На доске со сделками и лидами создаем стадии и автоматизируем их.
Настраиваем карточку оперативного просмотра, выбирая приоритетную информацию для демонстрации.
При необходимости корректируем отображение канбана, корректируя вид списков и передвигая столбцы.

Права доступа: нужная настройка?

Она точно полезная, поскольку способна обезопасить любой умный процесс от ненужных корректировок или удаления. Открывайте доступ не всем сотрудникам, выдавая каждому свои права, и будьте спокойны: умный процесс будет функционировать как часы.

Выводы

Смарт-процессы — уникальные сущности Битрикс24, помогающие непрерывно создавать гибкие сценарии, ориентированные на процессы любого вида бизнеса. Они позволяют автоматизировать, ускорять и улучшать текущие процессы по разным направлениям: вести уникальные базы данных, доверять продажи роботам и триггерам, создавать автоматические коммуникации с клиентами. В настройку умного процесса входят следующие операции: заполнение карточек задач, запуск роботов, связывание процесса с лидами, сделками, календарем и другими инструментами Битрикс24. Важно помнить, что смарт-процессы, отвечающие за автоматизацию, должны использоваться вместе с бизнес-процессами, которые гарантируют стандартизацию и оптимизацию операций внутри компании. Только в таком тандеме будет расти эффективность вашей работы, что повлечет за собой и рост продаж.