Автоматизация HR-процессов в Битрикс24

Российские компании всё активнее внедряют цифровые инструменты в HR, стремясь снизить ручную нагрузку и выстроить прозрачные процессы по работе с персоналом. Несмотря на распространённое мнение, что Битрикс24 — это исключительно CRM, платформа обладает гораздо более широким функционалом: задачи и проектная работа, корпоративные коммуникации, документооборот, телефония, инструменты для адаптации и обучения.
Благодаря этому Битрикс24 подходит для организации полного цикла HR. Ниже подробно описано, как структурировать работу отдела кадров в этой системе.

Единое рабочее пространство HR-департамента

Для удобства создаётся отдельный модуль «HR-департамент», доступный из левого меню. Он состоит из пяти разделов:
Сотрудники


— Вакансии

— ИПР (индивидуальные планы развития)

— Обучение

— Права доступа




Эта структура делает работу HR-отдела централизованной и системной.

Рекрутинг: полный цикл от вакансии до принятия оффера

 Создание вакансии

 Найм начинается с заполнения карточки вакансии:

   — Название;

   — ссылка на размещённую вакансию;

   — описание;

   — даты активности;

   — ответственный сотрудник.



При необходимости создаются дополнительные задачи, например публикация вакансии на сайте компании.

Работа с откликами в отдельной HR-воронке

Обработка откликов ведётся через специальную воронку сделок, доступную только HR-специалистам и руководителям. Такой подход позволяет:
фиксировать полную историю переписки;

 — использовать мессенджеры (WhatsApp, Telegram);

 — корректно привязывать email-коммуникацию.



Заявки могут поступать автоматически (через интеграцию с hh.ru) либо добавляться вручную.

Создание карточки кандидата

 — HR заполняет:

 — название заявки;

 —контакты кандидата;

 — выбранную вакансию;

 — резюме;

 — источник отклика;

 — нанимающего менеджера;

 — служебные комментарии.




Затем карточка переходит в стадию «Новый кандидат», автоматически формируя задачу «Связаться и назначить собеседование».

Первое интервью

HR согласует дату встречи, фиксирует её в календаре Битрикс24 и переводит сделку в стадию «Первое собеседование». Создаётся задача «Провести собеседование».



  Если кандидат не подходит, воронка закрывается как «Сделка проиграна» с указанием причины.

Тестовое задание и второе собеседование

При успешном первом интервью кандидат получает тестовое задание.



 После проверки результата назначается второе собеседование.



Если процесс не требует финального этапа, HR вручную переводит кандидата сразу в стадию «Оффер».

Этап оффер

На стадии «Оффер» система создаёт задачу отправить предложение кандидату.



После ответа сделка переходит в стадию «Обратная связь от кандидата», а при положительном решении закрывается статусом «Кандидат принят на работу».

Преонбординг: оформление до выхода на работу

После найма карточка сотрудника появляется в разделе Сотрудники, где запускаются последовательные стадии преонбординга.

1. Новый сотрудник → Запрос документов

Указывается формат работы, формируется задача с чек-листом на сбор документов.

2. Проверка документов

После завершения задачи карточка автоматически переводится дальше.

3. Согласование формата работы

Заполняются обязательные поля.

4. Дата выхода

  Создаются задачи:

 — проконтролировать выход;

 — выдать доступы.

По завершении карточка переходит в статус «Успех».

Онбординг: сопровождение в первые дни

Онбординг реализован отдельной воронкой:

  — Первый рабочий день

  — Welcome-встреча

  — Подписание документов

  — Встреча по итогам дня



После этого начинается этап «Адаптация», включающий:

 — 7 дней;

 — 30 дней;

 — 60 дней;

 — 90 дней;

 — итоги испытательного срока;

 — оформление ДМС.



Завершив адаптацию, сотрудник получает статус «Сотрудник успешно работает».

Работа с сотрудником после выхода

Индивидуальный план развития

В карточке сотрудника можно создать индивидуальный план развития с кратким и расширенным описанием.

Обучение

Сотрудник самостоятельно отправляет запрос на обучение, указав название и комментарий.

HR-бизнес-процессы

Доступны автоматизированные процессы:

1. Встречи один на один

Дата, время и участники — итогом является автоматически созданная задача.



2. Заявления на отпуск

Система формирует печатную форму с автозаполнением данных и направляет её на согласование.



3. День рождения сотрудника

Процесс запускается автоматически: может формировать задачу HR или отправлять поздравление в общий чат.

Вывод

Битрикс24 позволяет полностью цифровизовать HR-функции — от подбора и оформления нового сотрудника до развития и обучения. Благодаря настройке воронок и автоматизации HR-отдел получает прозрачную, быструю и удобную систему работы с персоналом.