Внедрение Битрикс24 для центра образования

Цели и задачи:

Решение:

Для достижения данных целей были созданы несколько воронок продаж, смарт-процессов и списков, связанных с учениками, родителями. 

Цели и задачи портала битрикс24 для данного клиента: 

1. Обеспечить максимально возможную автоматизацию работы компании.

2. Структурировать данные в базе Б24 с самого 1-ого шага коллективной обработки данных по работе с учениками, что дает возможность в дальнейшем строить аналитические отчеты. 

3. Консолидировать и синхронизировать все данные по отработке, ведению и фиксированию всех задач в одном месте на диске Б24 с удобным доступом к файлам без операции скачивания к себе на ПК копий, а также с отслеживанием всех процессов по данным файлам. 

4. Минимизировать время на поиск исходной информации для выполнения поставленной задачи – необходимая информация сразу должна быть в задаче. 

5. Конкретизировать все задачи, чтобы было чётко и понятно исполнителю, что делать, и каким должен быть результат. 

6. Вести всю документацию в системе. Таким образом, все документы (договора) не потеряются из архивов.

С помощью CRM мы повышаем эффективность работы по предоставлению обучения минимизируя: 

• время на передачу данных и их поиск, постановку задач; 

• обработку по заключению договора, большую часть функционала битрикс будет выполнять автоматически, также как и вся нужная информация будет уже находится внутри;

• отслеживание выполнения и делегирование задач;

• настраивание производственных процессов;

• контролирование уровня работы сотрудников;

• экономия времени на рутинные действия, исправление ошибок и поиск нужной информации.

1. При создании карточки СДЕЛКА она будет находиться на стадии “НОВЫЕ ЗАЯВКИ” , где автоматически будут ставиться задачи на ответственного(в каждой воронке выбираются свои определённые ответственные). Ставится задача обработки новой заявки.

2. При движении карточки сделки по канбану автоматически создаются задачи, в которых также автоматически: 

a. в теле задачи помимо того, что нужно сделать, и как закрывать правильно задачу, предоставляется ссылка на саму закупку; 

b. назначаются постановщик, ответственный, наблюдатель; 

c. ставится крайний срок выполнения задачи(время указано по рабочим часам компании). 

3. При успешном результате наша закупка переходит на стадию «Сделка успешна». 

4. Имеются также и проигрышные стадии:

- “Отказ”

5. Имеются два смарт-процесса:

a. Договор (стадии: новый, заключен, положительный результат: завершен, отрицательный результат: расторгнут);

b. Личное дело (стадии: обучение, положительный результат: закончил обучение, отрицательный результат: прекратил обучение).

Создание сделки и прохождение всех стадий воронки

Есть 2 варианта появления сделок в системе:

1) Создание сущности внутри crm;

2) Появление сделки в системе за счёт подключенных интеграций(сообщений ВК, wazzup,с телефонии).

Воронка продаж (школа)

Менеджер создает сделку. Или же приходит заявка из подключенных сервисов.

Новые заявки

Бизнес-процесс ответственным назначает директора Татьяну и ставит задачу ответственному.

Обработать новую заявку.

Ответственный закрывает задачу и передвигает на следующую стадию по воронке

При постановке задачи ответственному будет уходить в колокольчик уведомление по тому, что поставлена задача.

Сделать КП

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “сделать КП” и ставит задачу ответственному.

Сделать КП по {Название сделки}

Сделку возможно перенести на данную стадию только при заполнении нужных полей по ученику:

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Договор и счет” и ставит задачу ответственному:

Договор и счет  по  {Название сделки}

В ручную создается смарт-процесс “Договоры”.

В смарт-процессе "Договоры" в ручную создаются необходимые счета на оплату.

Получить оплату

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Получить оплату” и ставит задачу ответственному

Получить оплату по {Название сделки}

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Сделка успешна”. Он привязанному договору устанавливает статус “Заключен”

Воронка продаж (кружки)

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Новые заявки” и устанавливает ответственного - куратора. Затем ставит задачу ответственному

Обработать новую заявку {Название сделки}

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Ждем оплату” и ставит задачу ответственному.

Название задачи: Получить оплату по  {Название сделки}

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Сделка успешна”. Проверяет есть ли уже ученик (создан ли СП Личное дело). Если ученика нет, то БП создает его и в поле со списком кружков добавляет выбранный кружок. Если ученик уже есть, то БП в поле со списком кружков добавляет выбранный кружок.

Воронка  воронка продаж (курсы)

Новые заявки

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Новые заявки” и назначает ответственного:

Бизнес-процесс ставит задачу ответственному

Название задачи: Обработать новую заявку {Название сделки}

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Ждем оплату” и ставит задачу ответственному

Название задачи: Получить оплату по {Название сделки}

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе сделки на стадию “Сделка успешна”.  БП проверяет  есть ли уже ученик (создан сли СП Личное дело). Если ученика нет, то БП создает его и в поле со списком курсов добавляет выбранный курс. Если ученик уже есть, то БП в поле со списком курсов добавляет выбранный курс.

Договоры (Смарт-процесс)

Новый договор создается автоматически из сделки при прохождении через воронку продаж. При переводе ученика в новый класс, Договор создается вручную.

Бизнес-процесс запускается автоматически при переходе СП на стадию “действующий”. БП проверяет есть ли уже ученик (создан ли СП Личное дело). Если ученика нет, то БП создает его и в поле со списком классов прописывает класс. Если ученик уже есть, то БП в поле со списком классов прописывает нужный класс.

БП становится на паузу до 31 июня после чего меняет статус на “Завершен”.

Отдельные бизнес-процессы

Умный сценарий: проставления посещаемости

Учитель в списке учеников (СП Личное дело) выбирает чек-боксами учеников

Учитель запускает умный  сценарий “Посещаемость”

На всплывающем окне учитель выбирает свой предмет и значение для выбранных учеников Посещение да/нет.

Предмет нужно заполнять обязательно верно, нельзя допускать ошибок в словах, сокращений, иначе процесс не запуститься

БП создает элементы списка “Посещения” для каждого ученика.